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Engineering & Manufacturing | Document Management

Treibstoff für den Unternehmensmotor

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Zweiradspezialist Prophete hat sich seit seiner Gründung 1908 von einer kleinen Fahrradwerkstatt zu einem der führenden Hersteller und Großhandelsunternehmer entwickelt. Diesen Erfolg verdankt der Mittelständler nicht zuletzt seiner exzellenten Servicequalität und vorbildlichen Logistik. Ein elektronisches Unternehmensarchiv spielt dabei eine Schlüsselrolle, da die Bearbeitung der eingehenden Dokumentenströme von den zahlreichen Verwaltungen automatisiert wird. Um dies zu erreichen wandte sich Prophete an zwei Anbieter - an DocuWare wegen ihres Dokumenten Management Systems und an ABBYY wegen ihrer Data Capture Technologie.

Der Hintergrund

Um sich langfristig erfolgreich am Markt zu behaupten, müssen Firmen ihren Fokus auf Programme richten, die die Effizienz ihrer Unternehmensprozesse steigern. Zusätzlich sind moderne IT-Konzepte, die die Kommunikation mit Kunden und Vertriebspartnern verbessern, dafür unerlässlich. Um das zu erreichen, entschied sich Prophete, ein zentrales Dokumenten Management System einzuführen.

Um in mehreren Prophete Standorten auf dieselben Dokumente zugreifen zu können, mussten pro Tag mehrere Faxe mit allen Arten von Daten – von Kundengutachten bis hin zu Rechnungen – ausgetauscht werden. Was mit ein paar Faxen begann, wurde schnell zu einer regelrechten Sturmflut an Dokumenten, wodurch pro Tag bis zu 4.000 Dokumente verschiedenster Art bearbeitet werden mussten. Mit der Zeit entwickelte sich dies zu einem schnell wachsenden und undurchschaubaren Berg an Papier, welcher die Effizienz und Geschwindigkeit, mit der die Angestellten ihre Arbeit ausführen konnten, enorm beeinträchtigte. „Die kontinuierliche Vergrößerung unseres Unternehmens, nicht zuletzt durch Firmenübernahmen an unterschiedlichen Standorten in ganz Deutschland, machte ein zentrales Controlling zunehmend schwieriger“, erläutert Christian Grochtmann, Leiter Controlling und verantwortlicher DMS-Projektleiter. „Ausschlaggebend für die Implementierung eines elektronischen Archivs war jedoch der Wunsch, zentrale Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern.“

Die Lösung

Eine intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche, die problemlose Anbindung an das ERP-System Navision und die Möglichkeit, ein Workflow-Modul einzubinden, sprachen für DocuWare. „Auch beim Preis-Leistungs-Verhältnis und der einfachen Lizenzierung hebt sich DocuWare positiv ab“, begründet Christian Grochtmann die Wahl. Im Rahmen eines dreitägigen Workshops wurden mit dem nahe angesiedelten DocuWare-Partner die Eckpunkte des DMS-Projekts definiert.

In einem ersten Schritt wurden unterschiedliche Abteilungen, vom Versand bis hin zur Buchhaltung, mit Scannern ausgestattet und diverse Unterlagen digitalisiert. Das Spektrum der digitalisierten Dokumente reicht von Preislisten, über mit Unterschriften der verantwortlichen Lagermitarbeiter versehenen Packlisten, bis hin zu kompletten Kunden- und Personalakten. Auch das gesamte Bestellwesen wird inzwischen über das elektronische Archiv abgebildet. Etwa 25 unterschiedliche Belegtypen, einschließlich digital erstellter Dokumente, Ausgangslieferscheinen und Rechnungen, werden laut Grochtmann aktuell im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Im Frühjahr 2008 startete in einer zweiten Phase die Implementierung des Workflows, um alle Geschäftsprozesse digital darzustellen. Dabei wurden mehr als 150 verschiedene Arten von Papierdokumenten digitalisiert und in einem elektronischen Format definiert.

Zur automatischen Erfassung und Verarbeitung der unterschiedlichsten unternehmenskritischen Dokumente wie Rechnungen und Gutschriften hat sich das Unternehmen für ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional entschieden. FlexiCapture ist ein intelligentes Data Capture System, das den Prozess der Datenextraktion aus geschäftsrelevanten Dokumenten und die darauf folgende Eingabe in die Backendsysteme automatisiert. Als leistungsstarke und anpassungsfähige Lösung erkennt und extrahiert FlexiCapture standardmäßig Daten aus drei der gängigsten Dokumententypen: fixe Formulare, wie Fragebögen und Umfragen, semi-strukturierte Dokumente, wie Rechnungen, Lieferscheine und Überweisungsscheine, und unstrukturierte Dokumente, wie Verträge und Briefe – die normalerweise eine sehr schwierig zu meisternde Herausforderung für Data Capture darstellen.
Ausschlaggebend für den Einsatz der ABBYY-Lösung waren die hohen Erkennungsraten, das ebenfalls sehr gute Preis-Leistungs-Verhältnis und die ausgezeichnete Export-Schnittstelle zu DocuWare. Beispielsweise ließ sich dank der Data Capture Lösung die Bearbeitung sogenannter Belastungsanzeigen wesentlich vereinfachen. Dabei handelt es sich um Gutschriften, die etwa aufgrund von Retour-Sendungen anfallen – im Gegensatz zu üblichen Gutschriften aber vom Kunden eigenständig eingefordert werden.

„Es geht darum, bei den täglich etwa 100 eintreffenden Belastungsanzeigen eine automatische Kopfdatenerfassung durchzuführen, das heißt, innerhalb des Dokuments nach Kundennummer, Rechnungsnummer, Betrag usw. zu suchen. Nach erfolgreicher Analyse werden die digitalisierten Dokumente dann kategorisiert und archiviert. Durch die Archivierung wird automatisch ein Workflow gestartet, der die weitere Bearbeitung dieser Belastungsanzeige bis hin zu der Verbuchung der Zahlung ermöglicht“, erläutert Grochtmann. Der Arbeitsaufwand ist deutlich geringer geworden. Für die Erfassung der 100 Belastungsanzeigen – im Schnitt werden bei einer Anzeige acht Felder ausgelesen – würde ein Mitarbeiter rund 1,5 Stunden benötigen. Durch den Einsatz von ABBYY FlexiCapture wird allein hier circa eine Mannstunde pro Arbeitstag eingespart. Für Prophete bedeutet das nicht nur eine zeitliche Ersparnis, sondern auch, dass Prophete seinen Kunden einen exzellenten Service bieten kann!

Fazit

„Heute ist das zentrale Datenarchiv ein integraler Bestandteil unser Unternehmens-IT. Die Implementierung des Dokumenten-Workflows hatte zur Folge, dass viele Geschäftsprozesse neu strukturiert wurden. Die Effizienzsteigerungen sind so offensichtlich, dass es zu keinem Zeitpunkt Akzeptanzprobleme seitens der Mitarbeiter gab“, resümiert Christian Grochtmann. Egal an welchem Standort sie sitzen – auf Knopfdruck können sich die Mitarbeiter gewünschte Dokumente am Bildschirm anzeigen lassen. Der Dokumentenaustausch via Fax gehört ebenso der Vergangenheit an wie Arbeitsplatzarchive und redundante Ablagen. „Dank schnellerer Bearbeitung unserer Eingangsrechnungen lassen sich heute Skontofristen besser einhalten und somit wird auch dadurch Geld gespart. Alles in allem hat sich die Investition in weniger als zwei Jahren amortisiert“, unterstreicht Grochtmann die positiven Erfahrungen.